Tidiga tecken på stress i teamet

Tidiga tecken på stress visar sig sällan genom att en medarbetare uttryckligen ber om hjälp. Istället märks det ofta genom små förändringar i hur personen agerar i vardagen. När deadlines hålls och leveranser kommer in enligt plan är det lätt att missa att en tidigare engagerad kollega har slutat ställa frågor eller att någon som brukar vara pratglad plötsligt svarar med korta meningar och undviker ögonkontakt.

Du hittar signalerna i dessa glapp. Väntar du tills prestationen sjunker eller sjukskrivningen är ett faktum, har du ofta missat det fönster där en justering av arbetsbördan eller ett stödjande samtal hade räckt.

Hur ser tidiga tecken på stress ut?

Tidiga signaler handlar om avvikelser från personens normala mönster. De visar sig ofta först i hur du och dina kollegor interagerar med personen i arbetsgruppen.

Karakolias beskriver i en studie om tidiga tecken på utbrändhet att man bland vårdpersonal kan se tecken som ökad irritation, minskad empati eller att man uttrycker missnöje på ett sätt som inte är typiskt för personen. I samma studie nämns även yrkesmässiga förändringar. Ibland syns ett ohälsosamt överengagemang där personen fortsätter vara produktiv men på ett sätt som inte är hållbart. Det kan också visa sig genom sena ankomster och kortare frånvaro som börjar dyka upp.

När stress på jobbet uppstår

Stress byggs ofta upp genom en upplevelse av bristande kontroll eller oklarhet i rollen. När man inte vet exakt vad som förväntas eller känner att olika krav krockar, krävs en stor ansträngning för att hantera arbetsdagen. Bedford och kollegor fann i en studie om budgetering och stress att stramare budgetkontroller hängde ihop med ökad emotionell utmattning bland affärsenhetschefer, just på grund av ökad rolloklarhet och rollkonflikt.

Detta skapar ett behov av att sortera i tankarna. Saknar medarbetaren en privat plats att reflektera och tömma huvudet på, kan det inre trycket istället läcka ut i det sociala samspelet. Irritationen som märks i ett möte är ofta bara spetsen av ett isberg av osorterade tankar och orosmoln som har fått växa i det tysta.

När en person får möjlighet att tänka högt och formulera sina funderingar i en privat miljö, underlättas sorteringen. Du flyttar tankarna från det inre ekot till en yta där de kan betraktas utifrån. Genom att skriva ner vad som skaver blir det lättare att se vad som är ett problem som chefen kan hjälpa till med och vad som är en tillfällig reaktion på en tuff vecka.

Principer för att agera på tidiga signaler

Målet när en förändring i beteendet märks är att öppna en dörr för samtal utan att personen känner sig granskad.

Leta efter mönster. En dålig dag är mänskligt. Men om irritationen återkommer flera veckor i rad eller om den tidigare engagerade kollegan konsekvent håller sig i bakgrunden, är det ett mönster. Notera avvikelsen sakligt utan att döma den.

Fråga om en observation. Att fråga ”mår du bra?” leder ofta till ett automatiskt ”ja”. Prova istället att beskriva det du ser: ”Jag märkte att du var ovanligt tyst på mötet i morse och det är inte likt dig. Hur känns det för dig just nu?”. Det blir lättare för medarbetaren att svara konkret.

Erbjud struktur för avlastning. Hjälp medarbetaren att sortera. Om det handlar om rolloklarhet eller konflikter kan du hjälpa till att prioritera om listan och tydliggöra förväntningarna. Det minskar den kognitiva belastningen och ger utrymme för återhämtning.

Uppmuntra till privat reflektion. Ge utrymme för att medarbetaren får bearbeta sina tankar på egen hand innan ni pratar. Då blir samtalet ofta mer konkret när det väl blir av.

Att skapa utrymme för reflektion

För att medarbetaren ska kunna hantera vardagens brus behövs utrymme för återhämtning och reflektion. Stöd från kollegor betyder mycket, vilket Chênevert och kollegor beskriver i en studie om kollegialt stöd och rollstress som en skyddsfaktor bland vårdanställda, men ibland vill man tänka igenom saker i lugn och ro innan man pratar med någon.

Här uppstår behovet av en plats där man kan tänka högt utan att bli bedömd. När man kan skriva av sig om det som skaver direkt när det händer, får man möjlighet att sortera tankarna löpande. Det ger en möjlighet att skriva ner sina funderingar innan nästa möte börjar.

Som chef kan du inte alltid vara den personen och det behöver du inte heller vara.

My Fellow AI är en sådan AI-samtalspartner. Det är en privat plats där medarbetaren kan prata av sig om vardagens hinder när det passar dem själva. Eftersom AI:n minns tidigare samtal slipper personen förklara allt igen. Hen kan istället fortsätta där hen slutade och samla sina tankar för att själv se vad som behöver lösas.

Vanliga frågor