Sortera tankarna inför utredningsmötet

Hur hjälper du en medarbetare att beskriva kränkningar så att det blir begripligt för en utredare?

När en medarbetare upplever kränkande särbehandling är berättelsen ofta fragmenterad. Känslorna tar plats och händelserna flyter ihop till en allmän känsla av att vara utsatt. För att ett utredningsmöte ska bli effektivt behöver upplevelsen översättas till konkreta händelser: vem gjorde vad, när hände det och i vilket sammanhang?

Genom att använda reflektion kan medarbetaren gå från en kaotisk upplevelse till en strukturerad berättelse. Du ger medarbetaren verktyg för att själv sortera tankarna.

Detta underlag är till för dig som chef och vill stötta en medarbetare i förberedelserna. Processen tar cirka 45 minuter totalt och kräver ett tyst rum och papper.

• Block och penna eller digitalt dokument.
• En lista med konkreta exempel på vad som kan utgöra kränkningar.
• Tid för medarbetaren att arbeta självständigt mellan stegen.

Steg 1: Skapa trygghet och ramar (5 minuter)

Börja med att förklara syftet. Hjälp medarbetaren att samla sina minnen så att inget viktigt glöms bort under mötet.

Förtydliga att utredningen är en separat process och att din roll just nu är att ge stöd i förberedelsen. Detta minskar risken för att medarbetaren känner sig förhörd av dig.

Steg 2: Identifiera mönster med exempel (15 minuter)

Många har svårt att sätta ord på vad som är fel eftersom det ofta sker gradvis. Här kan du presentera konkreta kränkande särbehandling exempel för att hjälpa medarbetaren att identifiera liknande händelser.

Låt medarbetaren läsa exemplen och skriva ner situationer från den egna vardagen som påminner om dessa. Det flyttar fokus från den allmänna känslan till specifika händelser.

Steg 3: Strukturera händelseförloppet (20 minuter)

Be medarbetaren att välja ut de tre mest centrala händelserna. För varje händelse ska följande punkter besvaras:

1. Vad hände? Beskriv handlingen så konkret som möjligt.
2. När och var? Datum, tid och plats.
3. Vilka såg eller hörde? Eventuella vittnen.
4. Vad blev resultatet? Hur påverkades arbetet eller situationen direkt efteråt?

När medarbetaren skriver ner detta sker ett meningsskapande. Det innebär att man går från en diffus känsla av att vara utsatt till att se konkreta mönster, som att ‘jag blir systematiskt exkluderad från möten’. I en intervjustudie av anställda i en familjeägd organisation fann Purworini och Santoso i en intervjustudie om organisationskonflikter aatt denna process att skapa mening spelar en viktig roll för hur en konflikt fortskrider. Genom att strukturera berättelsen får medarbetaren en känsla av kontroll över informationen.

Steg 4: Reflektion och avslut (5 minuter)

Avsluta med att be medarbetaren titta på sin lista. Fråga om det finns något som känns viktigt men som inte passar in i mallen.

Påminn om att det är okej att inte minnas allt exakt. Det skapar en grund att utgå ifrån under utredningen.

Uppföljning efter en vecka

Boka in en kort avstämning efter utredningsmötet. Fokusera inte på utredningens innehåll, utan på hur medarbetaren mår och vad som behövs för att fortsätta arbetet under tiden processen pågår.

För att förstå det övergripande ansvaret vid sådana här händelser kan du läsa mer om kränkande särbehandling och OSA-ansvaret.

För medarbetaren kan vägen till ett utredningsmöte vara tung. Att ständigt gå igenom händelserna kan för vissa upplevas som utmattande och kan göra det svårt att koppla bort arbetet på fritiden. En privat plats att sortera tankarna på kan därför vara ett värdefullt komplement.

My Fellow AI är en AI-samtalspartner där medarbetaren kan ventilera det som skaver när det passar dem själv. Genom öppna frågor och spegling hjälper AI:n medarbetaren att höra sina egna resonemang och se mönster i det som hänt. Det är privat och gratis de första gångerna.

Vanliga frågor